NOTULEN ALV DE VRIENDEN VAN 25 APRIL 2019
Notulen Algemene Leden Vergadering van de Vereniging van Vrienden van Wassenaar van 25 april 2019 om 19.30 uur in de Warenar, Kerkstraat 75 te Wassenaar
(aangenomen in de Algemene Ledenvergadering (ALV) d.d. 17 december 2020)
Aanwezig: 52 leden waarvan 3 leden van het Algemeen Bestuur en daarbij 4 leden van het Dagelijks Bestuur, totaal 56 leden.
- Opening
Waarnemend voorzitter Bart van Leeuwen heet de aanwezigen hartelijk welkom. De grote opkomst wordt zeer op prijs gesteld.
- Notulen van de ALV van 19 april 2018
De notulen worden zonder opmerkingen goedgekeurd.
- Ingekomen en verzonden stukken
Er is bericht van verhindering ontvangen van de leden C. Duhoux, L. van Weezendonk, F. Rijkels, G. Lubsen, F.W. Hogewind, J. May, L. Weterings, R. Bongers.
Algemene Bestuursleden: F. Basters en A. von Balluseck (Duindigt).
Er zijn behoudens de Uitnodiging van 30 maart 2019 waarbij toegevoegd zijn de Jaarcijfers over 2018 en de Begroting voor 2019 alsmede de Agenda voor deze Algemene Ledenvergadering geen verdere stukken voor deze vergadering verzonden.
Voor de goede orde verzoekt de waarnemend voorzitter alle leden om de presentielijsten, die op de stoelen in de zaal liggen, te tekenen.
- Jaaroverzicht
De waarnemend voorzitter geeft een overzicht van de aktiviteiten van de Vereniging in het afgelopen jaar. Het was al met al een druk jaar met een groot aantal evenementen. Zo begon 2018 met het traditionele Lijsttrekkersdebat dat op 14 maart georganiseerd werd. De opkomst was zo hoog dat zelfs de trappen van het theater gevuld waren. Na deze succesvolle avond volgde de Gemeenteraadsverkiezingen.
De nieuwe waarnemend burgemeester Frank Koen, die in januari was aangetreden, was gastspreker op de ALV van de Vrienden op 19 april. Diezelfde avond namen wij afscheid van de vorige voorzitter, John Lintjer. Wederom een overvolle zaal.
Begin juli lag vervolgens het Coalitieakkoord er waarna de Vrienden het initiatief namen om de wethouders uit te nodigen hun plannen te komen toelichten tijdens een “Wethouders-aan-het-Woord” avond (19 november 2018). Dat bleek een gouden greep. Druk bezocht door vele Wassenaarders kregen de wethouders uitgebreid de kans om zich voor te stellen. Omdat deze formule goed aansluit bij de wens vanuit de Gemeente om meer te doen aan Burgerparticipatie, werd duidelijk dat dit “contact moment” met de burger een vervolg moet krijgen.
Los van deze evenementen bleef de Vereniging haar leden op de hoogte houden van het laatste nieuws over dossiers waar zij aktief op is. Nieuwsbrieven en Nieuwsflitsen werden regelmatig over de mail verzonden. Voor een gering aantal leden wordt deze post aan huis bezorgd door de Bestuursleden zelf. Het aantal leden dat per mail geïnformeerd wordt, is aanzienlijk gestegen het afgelopen jaar. Ook met de column in De Wassenaarse Krant snijdt de Vereniging belangrijke onderwerpen aan (sinds januari 2019 eens in de twee weken).
Gedurende het jaar is er het reguliere overleg met het College als ook met de politieke partijen. Ook spreekt het Dagelijks Bestuur in op terreinen die aandacht verdienen of volgt zij de Raad- en Commissievergaderingen op de publieke tribune.
Op 13 maart van dit jaar hield de Vereniging een Algemene Bestuursleden vergadering met als onderwerp “Verkeer”. Een druk bezochte avond door vele buurtverenigingen, die lid zijn van de Vereniging en daarmee Algemeen Bestuurslid. Die avond kwam de wethouder voor Verkeer tekst en uitleg geven en het bleek een vruchtbare avond waarbij sluipverkeer, verkeersveiligheid en de werkzaamheden aan de Storm van ’s-Gravensandeweg aan de orde kwamen. De vergadering besloot met het verzoek om de wethouder te vragen op korte termijn maatregelen te nemen. In verschillende delen van Wassenaar, zoals de Jagerslaan en de Backershagenlaan/Prinsenweg zijn Buurtverenigingen daar inmiddels ook aktief met een Werkgroep Verkeer. Resultaat van de vergadering was dat er een “Verkeerstafel” komt. Vanaf oktober start de wethouder met een zogeheten Participatietraject zodat alle inwoners en buurtverenigingen van Wassenaar betrokken kunnen worden. De Vrienden schuiven dan ook graag aan.
Voorts was er uitgebreid aandacht voor dossier Valkenburg. De Vrienden maakten hun standpunt kenbaar en gaven er invulling aan door in te spreken en een brief aan de fractievoorzitters te schrijven. De Vrienden hechten eraan te melden dat zij vertrouwen hebben in het toekomstige proces nu de Raad een beslissing heeft genomen.
Bronovo was een ander onderwerp waarvan de Vrienden zich geroepen voelden om aktie te ondernemen. Het onverwachte nieuws omtrent de voorgenomen sluiting veroorzaakte veel zorgen bij de inwoners van Wassenaar. Vandaar het initiatief om een Informatiebijeenkomst te organiseren waarbij de plannen van HMC werden toegelicht. En er tegelijkertijd voldoende gelegenheid was om vragen te stellen vanuit de zaal en zorgen te uiten. Deze avond op donderdag 28 maart werd wederom druk bezocht en was succesvol. Verheugend was het grote aantal deskundige en ervaren artsen én hulpverleners in de zorg dat gekomen was. Daarmee kon voldoende inhoudelijk worden ingegaan op de gedeelde zorgen. HMC heeft toegezegd de komende maanden “Dialoogtafels” te organiseren waarbij iedereen is uitgenodigd om mee te denken. Uiteraard blijven de Vrienden “acte de présence” geven.
Een volgend dossier waar de Vrienden al sinds jaar en dag bij betrokken zijn, is het Cultureel Erfgoed. In februari nam bestuurslid Wim Tordoir deel aan een interview over het Cultureel Erfgoed. Op onze website www.vriendenvanwassenaar.nl is er een link. De belangrijkste boodschap die de Vrienden willen meegeven is dat de GIP- inventarisatie lijst goed gewaarborgd blijft. De Vrienden blijven dit herhalen en bespreken dit tijdens relevante vergaderingen, ook door deelname aan de Klankbordgroep Cultureel Erfgoed waar bestuurslid Tordoir deel van uitmaakt.
Vanuit zijn hoedanigheid als penningmeester heeft Bart van Leeuwen ook contact gehad over de Gemeentelijke Financiën. Daarbij kwam onder andere aan de orde de investeringen ten behoeve van de nieuwe sporthal, de Warenar en De Paauw. Allemaal dossiers waar de Vrienden over blijven meedenken.
Zelfstandigheid was vorig jaar een belangrijk onderwerp. De Vrienden hebben zich daar flink voor ingezet. Vol verwachting kijken wij dus uit naar de nieuwe burgemeester die in juli benoemd zal worden. De Vrienden hebben tijdens de heugelijke Raadszitting op 7 november 2018 ingesproken om hun waardering te uiten voor het werk dat alle Raadsleden en het College hebben verricht om tot een goed einde te komen op dit dossier. En vanaf nu is het aan Wassenaar om te tonen dat de bestuurskracht sterk blijft. Als burgerij is dat belangrijk om te volgen. Hoe de ambtelijke samenwerking met Voorschoten vorm gaat krijgen, hoort daar ook bij.
De “rode draad” in dit overzicht is het behartigen van de belangen van de leden en van de Wassenaarse bewoners. Tijdig op de hoogte zijn en op de bres staan om in voorkomende gevallen het proces bij te sturen. Daarbij is het enthousiasme van de leden steeds duidelijker, alleen al vanwege het grotere aantal leden dan vroeger. Ook de jongere leden nemen toe. Het contact met de leden is vergroot en is ook intensiever dan eerder. De verstandhouding van het Dagelijks Bestuur met het Gemeentebestuur is daarbij ook goed. Het is veel opener en toegankelijker dan een aantal jaar eerder het geval was. Dit alles heeft de Verenging bereikt en dat is een heel positieve ontwikkeling.
De heer Ten Arve geeft naar aanleiding van dit verslag complimenten aan het Dagelijks Bestuur en met name aan de waarnemend voorzitter, tevens penningmeester Bart van Leeuwen voor het aktief en met goed gevolg bekleden van 2 bestuursfuncties gedurende het afgelopen jaar.
- Financiën
- Jaarrekening 2018
Met zijn pet op als penningmeester neemt Bart van Leeuwen nu het woord om een toelichting te geven op de cijfers zoals die gepubliceerd en verzonden zijn in het overzicht van baten en lasten over 2018.
Aan de hand van het geprojecteerde overzicht merkt de penningmeester op dat de Begroting voor 2018 uitging van Euro 400,– als eind jaarsaldo. Uiteindelijk is dat Euro 33,– geworden. Een positief eindresultaat.
Uit de toelichting blijkt dat de Contributies op Euro 11040,– waren begroot en dat het de actuele Contributies-ontvangsten aan het eind van 2018 op Euro 12425,- zijn uitgekomen en daarmee dus flink hoger. Dit is te verklaren door het grotere aantal van Club van Vijftig leden, te weten 99 (ten opzichte van 80 tijdens het Jubileumjaar daarvoor!). En doordat vele leden méér dan het reguliere contributiebedrag van Euro 20,– betalen. Hier is het Dagelijks Bestuur uiteraard heel blij mee.
Aan de lastenkant is het totale kostenbedrag, te weten Euro 12.592,–, hoger dan begroot en dat komt vooral door het grotere aantal publicaties en een extra vergadering (Wethouders aan het Woord), die niet was begroot.
Voorts waren er voor het Lijsttrekkersdebat hogere kosten; door het enorme aantal aanwezigen, rond 300 personen, werd de consumoptierekening hoger.
Ook was een voorziening van Euro 3500,– opgevoerd als dekking voor nagekomen Jubileum-uitgaven en deze kosten bleken veel minder dan ingeschat. Hogere representatiekosten waaronder het (onverwachte) afscheid van John Lintjer en de vrijwilligersbijdrage ten behoeve van de Secretaris waren niet voorzien, maar verklaren wél het overige deel van de hogere uitgaven.
- Begroting 2019
De penningmeester gaat verder met het overzicht van de balans- en resultatenrekening en geeft vervolgens een toelichting op de Begroting voor 2019.
Gezien het aantal van 99 leden van de Club van Vijftig vorig jaar, zijn de inkomsten aan contributies op basis van een aantal van 100 leden begroot. Gezien het totale aantal van 330 betalende leden is voorzichtigheidshalve hiervan uitgegaan.
De Vereniging ontvangt ook vacatiegelden van de Belangenraad Meyendel, die jaarlijks worden overgemaakt.
Aan de lastenkant worden veel minder uitgaven verwacht dan in 2018, omdat de Jubileumkosten nu geheel wegvallen. Daardoor wordt een mooi positief resultaat van Euro 5.000,- voorzien voor eind 2019.
Momenteel kijkt het Dagelijks Bestuur naar de website en mogelijke professionalisering daarvan. De vraag is op dit moment welke kosten daar aan verbonden zijn. Afhankelijk van hoe professioneel dat wordt uitgevoerd, zijn er mogelijk toch hogere kosten. Dit jaar zal er geen Lijsttrekkersdebat zijn en geen aftredende voorzitter en daarmee dus ook minder uitgaven.
De penningmeester heeft steeds het doel om behoedzaam te begroten om de Vereniging financieel in veilig vaarwater te behouden. Hierna komen er enkele vragen uit de zaal.
De heer van Buren vraagt of er in 2019 weer een Wethouders-avond komt gezien het feit dat de eerste zo succesvol was.
De penningmeester reageert hierop dat kosten voor zo een te organiseren avond wel zijn begroot. De vraag is in welke vorm deze avond zal worden gegoten. Daar wordt over nagedacht.
Mevrouw Verhagen vraagt wat de meerwaarde is van een professionele website.
De penningmeester antwoordt dat dit ook onze “worsteling” is. De huidige website behoeft vernieuwing en de vraag is hoeveel. En in hoeverre dit door een “amateur” kan worden gedaan of door een “professional”.
De heer Derks vraagt hoe vaak de website wordt gebruikt. Dat dit een leidraad kan zijn bij de afweging van deze beslissing.
De heer Kaptein vraagt of wij meer jongeren kunnen bereiken als er een betere website is, gezien het veelvuldig mediagebruik door jongeren.
De heer Schreiner adviseert om zeker naar moderne media te kijken bij de beslissing van een professionelere website en het bereiken van jongeren.
De penningmeester dankt ieder voor het advies en belooft dit mee te nemen in de beslissing.
Verslag kascommissie
Mevrouw Nelisse doet verslag van de werkzaamheden van de Kascommissie. Zij heeft samen met de heer Lettinga als Kascommissie over het boekjaar 2018 de balans- en jaarrekening geverifiëerd. Zij hebben de stukken en de cijfers grondig bestudeerd en kritisch beoordeeld. Tevens hebben zij de onderliggende administratie gecontroleerd. Op basis daarvan constateren zij dat het Dagelijks Bestuur erin is geslaagd om wederom de baten te verhogen en dat is een felicitatie waard! Vanuit de zaal klinkt applaus.
Wat de lasten betreft zijn er geen verdere kosten voor het Jubileum en het voor het Lijsttrekkersdebat en dat geeft een positief resultaat van Euro 33,–. Daarmee is het Eigen Vermogen op peil gebleven. Zij stelt voor om het Bestuur te déchargeren.
Décharge Dagelijks Bestuur
De waarnemend voorzitter bedankt de heer Lettinga en mevrouw Nelisse als leden van de Kascomissie en verklaart hierbij dat het Dagelijks Bestuur van de Vereniging is gedéchargeerd (als gevolg van instemming door de algemene leden). Nagekomen mededeling: voor het boekjaar 2019 zal mevrouw Nelisse (met dank voor de bewezen diensten) terugtreden en zal de heer L. Demarteau tot de Kascommissie toetreden.)
- Bestuursmutaties Dagelijks Bestuur
-terugtreden mevrouw Madeleine de Roy-Weekers
Op de Agenda staat het terugtreden van tweede secretaris Madeleine de Roy, die zich de afgelopen jaren zeer heeft ingezet voor de website, het rondsturen van de Nieuwsbrieven en daarbij ook de redactionele kant op zich nam alsmede voor de Klimaattafel. Ze is een duizendpoot en het Dagelijks Bestuur zal haar node missen nu zij heeft besloten om terug te treden. Gelukkig is zij bereid om op de achtergrond actief betrokken te blijven en zal zij zich ook blijven bezig houden met de Klimaattafel. Het Dagelijks Bestuur dankt Madeleine bijzonder hartelijk voor haar enorme inzet en de zeer prettige samenwerking en overhandigt haar een kado als blijk van waardering.
Vervolgens kondigt Bart van Leeuwen als waarnemend voorzitter aan dat hij vandaag kan aftreden als waarnemend voorzitter en daarmee terugkeert naar zijn oorspronkelijke (enkele) functie van penningmeester. Hij heeft het waarnemend voorzitterschap met genoegen gedaan en heeft vanaf het begin gezegd dat hij het uitdrukkelijk slechts zou doen totdat een nieuwe voorzitter aantreedt.
-benoeming van de heer Jacob Jan Bakker tot voorzitter
Bart van Leeuwen kondigt aan dat de Algemene Bestuursvergadering op 13 maart 2019 reeds ingestemd heeft met de voordracht van Jacob Jan Bakker als voorzitter van het Dagelijks Bestuur.
Vervolgens wordt Jacob Jan Bakker benoemd als voorzitter door de Algemene Ledenvergadering bij acclamatie. De waarnemend voorzitter overhandigt hem hierna de voorzittershamer.
De nieuwe voorzitter neemt het woord om Bart van Leeuwen hartelijk te danken voor zijn grote inzet tijdens het afgelopen jaar. Het bekleden van 2 bestuursfuncties en het organiseren van de bijeenkomsten alsmede de lange lijst dossiers verdient een uitvoerig bedankwoord. Een kado wordt daarna aan hem overhandigd.
Daarna geeft de voorzitter kort achtergrondinformatie over zichzelf en zijn beweegredenen om het voorzitterschap op zich te nemen. Wassenaar ligt hem na aan het hart en hij is er al meer dan 30 jaar woonachtig. Na het eervolle verzoek van het Dagelijks Bestuur om het voorzitterschap te overwegen, heeft hij nader kennisgemaakt en achter de schermen meegedraaid met het Dagelijks Bestuur. Vervolgens heeft hij uitdrukkelijk besloten om zich vol in te zetten om het te gaan waarmaken.
Wassenaar is een dorp waar veel geklaagd wordt, maar uiteindelijk wil niemand hier weg. Het is een compliment dat het dorp zo is. Met 23 buurt- en bewonersverenigingen is de betrokkenheid van inwoners groot en zijn er veel actieve burgers. Na een toelichting op zijn werkzame leven bij het Ministerie van Landbouw met veel internationale ervaring, was hij actief voor het Jeugdbestuur van Blauw Zwart. Na zijn periode als Gemeenteraadslid voor de VVD in Wassenaar en zijn bestuurslidmaatschap van het Hoogheemraadschap Rijnland voor de VVD, ziet hij ernaar uit om zich in te zetten voor de Wassenaarse bewoners vanuit de Vereniging van Vrienden van Wassenaar.
De voorzitter neemt zijn nieuwe plaats in tussen de Dagelijks Bestuursleden.
- Rondvraag
De heer Brinkman, kort voor de vergadering lid geworden van de Vrienden, stelt zich voor en deelt mede dat de Prinsenweg vanuit de buurtvereniging Burghweij een Verkeerswerkgroep heeft opgericht. Graag wil deze Verkeerswerkgroep ook deelnemen aan de discussie over het Verkeer en het Verkeersplan.
De heer Derks vanuit het Bestuur van Buurtvereniging Dorpskern geeft aan dat zij ook betrokken zijn en graag deelnemen aan het toekomstige Verkeersplan.
De heer Boer vraagt hoe het met de voorstellen ten behoeve van de website is die hij heeft gedaan op verzoek van het Dagelijks Bestuur. Hij adviseert ook om de website meer te promoten, omdat er veel informatie op staat. Ook dat de website niet slecht is, maar meer mogelijkheden creëren op de website kan goed werken.
De heer Koster stelt voor om jongeren meer te betrekken door scholen te benaderen.
De voorzitter reageert dat de Vrienden als koepel optreden op het gebied van Verkeer. Samen met de buurtverenigingen en de Verkeerswerkgroepen staan wij sterk en kunnen wij invloed uitoefenen.
De voorzitter neemt de suggesties over de website en het betrekken van jongeren graag mee.
8. Sluiting
De voorzitter dankt de leden voor hun inbreng en nodigt hen uit om samen het glas te heffen op de toekomstige bestuursperiode van de Vrienden van Wassenaar.