Werkwijze verwerking persoonsgegevens van leden

De Vereniging verwerkt persoonsgegevens van haar leden. In het kader van de nieuwe Europese privacyregels vastgelegd in de AVG ( Algemene Verordening Gegevensbescherming) en ingaande per 25 mei 2018 heeft de Vereniging navolgende procedure vastgelegd waarin is opgenomen hoe de Vereniging omgaat met die persoonsgegevens en welke maatregelen worden getroffen om leden hierover te informeren.

Het gebruik van het werkwoord “verwerken” betekent in dit kader: het verzamelen, bewaren en op enigerlei wijze gebruiken van betreffende persoonsgegevens.

De Vereniging beoogt zorgvuldig, transparant en correct om te gaan met de persoonsgegevens van haar leden en verwerkt deze gegevens conform de AVG.

Het doel van het verwerken van persoonsgegevens:

• De Vereniging gebruikt de gegevens om de leden te informeren over bijeenkomsten, zoals de Algemene Leden Vergadering en andere vergaderingen welke te maken hebben met de activiteiten van de Vereniging. Voorts worden de gegevens gebruikt om leden op de hoogte te houden van voor hen belangrijke ontwikkelingen waarmee de Vereniging te maken heeft. Persoonsgegevens worden tevens gebruikt voor de gebruikelijke ledenadministratie.

Om welke persoonsgegevens gaat het:

Bij aanvang van het lidmaatschap geven leden de volgende gegevens:

• Naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer.
  Voorts worden leden verzocht aan te geven hoe zij aangesproken willen worden (aanhef: de heer, mevrouw, de heer en mevrouw). Zo gewenst kunnen leden ook de naam van hun partner opgeven. 

Recht van leden om eigen persoonsgegevens te beheren:

• Leden hebben het recht om hun gegevens in te zien, te wijzigen en te verwijderen. Hiertoe moet een lid zich schriftelijk richten aan het bestuur via e-mail (info@vriendenvanwassenaar.nl) of via een brief naar Vereniging van Vrienden van Wassenaar, t.a.v. het Dagelijks Bestuur, Postbus 2097, 2240 CB, Wassenaar.

Hoe worden persoonsgegevens opgeslagen:

• De persoonsgegevens zijn opgenomen in een ledenbestand en in bezit bij de bestuursleden.
• Het Dagelijks Bestuur van de Vereniging is bewaarder/verwerker van de persoonsgegevens.
• De persoonsgegevens zijn digitaal opgeslagen op computers.

Veiligheid persoonsgegevens:

• Computers zijn voorzien van de gebruikelijke beveiliging, zoals virusscanners en wachtwoorden.
• Mocht zich desalniettemin een calamiteit voordoen waarbij gegevens (dreigen) verloren te gaan of in onbekende handen terechtkomen, dan zal het Dagelijks Bestuur melding maken aan betrokkenen en de desbetreffende autoriteit.

Bewaartermijn gegevens:

• Het ledenbestand wordt regelmatig ge-updated. Oude bestanden worden uiterlijk 2 jaar na update verwijderd.
• Deze termijn geldt ook voor gegevens van leden wiens lidmaatschap wordt beëindigd.

Verwerking van gegevens door derden:

• Eventueel wordt communicatie aan leden uitbesteed aan een webbeheerder, communicatiemedewerker of wordt een mailingsprogramma gebruikt. In dat geval zullen met name namen en e-mailadressen of postadressen van leden worden verwerkt door derden. Hiervoor sluit het Dagelijks Bestuur verwerkersovereenkomsten met betreffende partijen, welke zich daarmee verplichten zich aan de privacyregels te houden.
• Persoonsgegevens worden nimmer aan andere derden afgegeven, noch worden gegevens tussen leden uitgewisseld via de Vereniging, zonder dat expliciet toestemming is gevraagd en verkregen van individuele leden.
• Bij verzenden van mailings langs digitale weg, wordt de bcc functie gebruikt zodat leden de e-mailadressen van elkaar niet zien.

Regels vastgelegd in een privacy verklaring

• Het Dagelijks Bestuur heeft haar beleid rondom het verwerken van persoonsgegevens vastgelegd in een privacyverklaring.
• Indien de privacyverklaring om redenen belangrijke aanpassing vergt, dan worden leden hiervan op de hoogte gesteld. In ieder geval zal de privacy verklaring op de website worden geplaatst.

 

Informatie aan leden:

• Nieuwe leden krijgen bij het inschrijfformulier een privacyverklaring toegestuurd en geven op het formulier aan deze te aanvaarden. Middels retourneren van het volledig ingevulde formulier bevestigen zij hun lidmaatschap.
• Bestaande leden krijgen zo spoedig mogelijk na 25 mei 2018 middels e-mail of post een exemplaar van de privacyverklaring.
• Leden krijgen hiermee de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de verklaring of om nadere toelichting te vragen. Dit moet schriftelijk op eerder genoemd e-mailadres of per brief naar het postbusadres.
• Het Dagelijks Bestuur zal contact opnemen met betreffend lid en mogelijk wordt besloten dat lidmaatschap wordt beëindigd. Reeds betaalde contributie wordt niet geretourneerd.

Beeldmateriaal:

• Tijdens activiteiten en bijeenkomsten worden soms foto’s en video’s gemaakt om o.a. op de website te plaatsen. Hiervoor luiden eensluidende regels. Betrokkenen kunnen een verzoek indienen om eventueel gepubliceerd beeldmateriaal van henzelf te laten verwijderen.
• Normaliter zal voorafgaande aan een desbetreffende gelegenheid worden meegedeeld dat opnames plaatsvinden voor eventuele publicatie op o.a. de website Mochten personen hiertegen bezwaar hebben, dan kunnen zij dat op dat moment aangeven en wordt hun beeld niet of in ieder geval niet herkenbaar geplaatst.
• Beeldmateriaal zal niet langer dan strikt noodzakelijk, worden bewaard en niet worden afgegeven aan derden, zonder dat daarvoor toestemming is gevraagd aan betrokkenen.

Verantwoordelijkheid:

• Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor wijze waarop de persoonsgegevens, alsmede beeldmateriaal worden verwerkt en beveiligd.
• Een Dagelijks Bestuurslid zal worden aangewezen als aanspreekpunt voor de privacy aangelegenheid en dit lid zal tevens zorgdragen voor de juiste routing bij beveiliging van de gegevens.

Het Dagelijks Bestuur, Vereniging van Vrienden van Wassenaar                                                            mei 2018